SYV Comercial - Sistema de Gestion de Stock y Ventas

Manual de Usuario

Introduccion al Sistema

Contenido

SYV Comercial es un sistema integral para gestionar un comercio minorista: catalogo de articulos con variantes, punto de venta (POS), facturacion electronica ARCA, cuenta corriente de clientes, devoluciones, presupuestos, reportes y asistentes con Inteligencia Artificial.

Que podes hacer con el sistema

Gestionar el catalogo

Articulos con variantes por color y medida, precios de costo/venta y stock.

Vender (POS)

Punto de venta agil con lector de codigo de barras y atajos de teclado.

Facturar con ARCA

Emision de Factura C electronica y comprobantes internos.

Cuenta corriente

Credito personal de clientes con registro de deudas y abonos.

Devoluciones

Totales o parciales, con o sin reposicion de stock.

Asistentes IA

Chat de ayuda del sistema y analisis de datos del negocio en tiempo real.

Navegacion e Interfaz

La aplicacion se organiza en un menu lateral (sidebar) a la izquierda y una barra superior con acciones rapidas. El menu se expande al pasar el mouse y muestra el texto de cada opcion.

Menu lateral

  • Inicio: pagina principal
  • Articulos: catalogo y stock
  • Ventas: historial de ventas
  • Configuraciones: parametros del sistema
  • Reportes: metricas y analisis
  • Usuarios: gestion de cuentas
  • Clientes: clientes y cuentas
  • Asistente y Soporte: chats con IA
Las opciones visibles dependen de tu rol. Por ejemplo, "Configuraciones" y "Usuarios" solo aparecen para Administradores y Gestores.

Barra superior

Acciones

  • Nueva Venta: boton verde que abre el POS. Acceso rapido con F12 desde cualquier pantalla.
  • Modo claro / oscuro: alterna el tema visual de la aplicacion.

Informacion de sesion

  • Nombre del usuario conectado
  • Rol actual (con color distintivo)
Cuando se trabaja en el entorno de prueba, la barra superior muestra un cartel amarillo "ENTORNO DE PRUEBA". Las operaciones realizadas alli no afectan los datos reales.

Roles de Usuario

Administrador

Acceso total al sistema. Gestion de usuarios, configuracion del negocio, facturacion ARCA y todos los reportes.

Acceso Total

Gestor

Gestion de articulos, clientes, devoluciones, configuracion y reportes. Puede ver usuarios pero no crearlos ni editarlos.

Gestion Media

Vendedor

Uso operativo: realizar ventas, buscar articulos, gestionar clientes, ver comprobantes y consultar el asistente de datos.

Uso Basico

Permisos por Rol

Funcionalidad Admin Gestor Vendedor
Realizar ventas (POS) y presupuestos
Buscar articulos
Gestionar clientes y cuenta personal
Ver comprobantes
Asistente de Analisis de Datos (IA)
Gestionar articulos (alta, baja, edicion)
Actualizacion masiva de stock
Realizar devoluciones
Configuraciones (categorias, medidas, marcas, colores, metodos de pago, datos del negocio)
Reportes avanzados (Dashboard, Ventas, Ganancias, Devoluciones)
Gestionar usuarios (crear / editar) Ver

Estructura de Articulos

Concepto clave: Un Articulo es un producto generico. Las Variantes son las versiones especificas que se venden (combinacion de medida y color). El stock y los precios viven en la variante, no en el articulo.

Jerarquia

ARTICULO
Codigo, Nombre, Marca, Categoria
VARIANTES
Negro - 38
Blanco - 38
Negro - 40
Blanco - 40
...

Componentes

Nivel Campos
Articulo Codigo, Nombre, Marca, Categoria, Estado
Variante Codigo de Barra, Medida, Color Primario, Color Secundario, Precio Costo, Precio Venta, Stock

Entidades Requeridas

Entidad Descripcion Ejemplo
Categoria Clasificacion jerarquica (admite subcategorias) Indumentaria > Remeras
Tipo de Medida Unidad de medida Numero, TalleLetra
Medida Valor especifico 38, 40, 42 / S, M, L
Color Color con codigo hexadecimal Negro (#000000)
Marca Se puede crear al cargar el articulo Nike

Carga de Articulos

Importante: Antes de crear un articulo, verifica que existan las entidades necesarias (categoria, medidas y colores). Si no existen, cargalas primero desde Configuraciones.

Orden de Carga

  1. Categorias: Ve a Configuraciones > Categorias y crea la jerarquia necesaria
  2. Tipos de Medida: Ve a Configuraciones > Tipos de Medida (Numero, TalleLetra, etc.)
  3. Medidas: Ve a Configuraciones > Medidas y crea los valores (38, 39, 40...)
  4. Colores: Ve a Configuraciones > Colores con su codigo hexadecimal
  5. Articulo: Ve a Articulos > Nuevo y carga los datos generales
  6. Variantes: Dentro del articulo, agrega cada combinacion (medida + color) con su precio y stock

Ejemplo Practico: Remeras Nike

Objetivo: cargar remeras Nike en talles 38-42, colores Negro y Blanco.

Paso 1: Verificar que existen

Categoria: "Remeras"
Tipo: "Numero"
Medidas: 38-42
Colores: Negro, Blanco

Paso 2: Crear Articulo

"Remera Algodon Nike"

Paso 3: Agregar Variantes

38 + Negro
38 + Blanco
39 + Negro
39 + Blanco
...
Cada variante tiene su propio codigo de barra. Asociar el codigo correcto permite escanear el producto directamente en el POS al vender.

Actualizacion de Stock

El stock se modifica automaticamente con cada venta y devolucion, pero tambien podes ajustarlo manualmente o de forma masiva.

Ajuste individual

Desde el detalle del articulo podes editar el stock de cada variante de forma puntual.

Actualizacion masiva con Excel

Ideal para inventarios o recargas grandes. Disponible en Articulos > Actualizar Stock.
  1. Descargar la planilla: el Excel se genera con todos tus articulos y su stock actual
  2. Editar la columna "Stock Nuevo": el resto de columnas estan bloqueadas para evitar errores
  3. Cargar el archivo: el sistema actualiza unicamente las filas que modificaste
Solo se actualizan las filas con cambios. No es necesario borrar las que no modificaste.

Realizacion de Ventas (POS)

Abri el punto de venta desde el boton verde Nueva Venta de la barra superior o con la tecla F12 desde cualquier pantalla.

Flujo General

1. Buscar / Escanear
2. Carrito
3. Ajustes
4. Pagos
5. Confirmar
6. Ticket

Agregar productos al carrito

  • Escaneo: al leer un codigo de barra, el producto se agrega solo y suena un beep de confirmacion
  • Busqueda manual: escribi nombre, marca o medida y elegi de la lista con las flechas + Enter
  • Cantidad: ajustable por fila; no puede superar el stock disponible
  • Quitar: el boton rojo elimina el producto del carrito

Tipos de Venta

Tipo Descripcion Comprobante
Sin Facturar Venta de mostrador simple Comprobante interno (ticket)
Facturada Con datos fiscales del cliente Factura C electronica (ARCA)
Al confirmar la venta, el sistema pregunta si deseas facturar. Si elegis facturar, se solicitan los datos fiscales y se emite la Factura C. Si no, se genera un comprobante interno.

Datos de Facturacion (cuando se factura)

Metodos de Pago

Una venta admite varios metodos de pago combinados. El boton de "completar" rellena automaticamente el monto restante.

Metodo Caracteristicas
Efectivo Puede recibir mas del total y calcular el vuelto
Debito Puede tener costo de transaccion (recargo %)
Credito Puede tener costo de transaccion + costo de financiacion (cuotas)
Cuenta Personal Se descuenta del credito del cliente (requiere seleccionar cliente)
Transferencia Datos configurables
Costos del metodo de pago: si un metodo tiene costo de transaccion o financiacion, el recargo se suma automaticamente al total y se muestra el desglose debajo de cada pago.
Cuenta Personal: para pagar con este metodo es obligatorio seleccionar un cliente. El monto se descuenta de su credito disponible y queda registrado en su cuenta corriente.

Descuentos y Recargos (Ajuste)

Desde el panel Ajuste podes aplicar un descuento o un recargo manual sobre el subtotal del carrito:

Descuentos

  • Porcentual (ej: 10%)
  • Valor fijo (ej: $500)

Recargos

  • Porcentual (ej: 5%)
  • Valor fijo (ej: $100)
Al aplicar o limpiar un ajuste, los pagos se reinician y deben recalcularse. Esto evita inconsistencias entre el total y lo cobrado.

Presupuestos

Desde el POS, el boton Generar Presupuesto crea una cotizacion con los productos del carrito sin registrar una venta ni descontar stock. Se genera un comprobante de tipo Presupuesto que podes ver e imprimir.

Clientes y Cuenta Personal

Desde el modulo Clientes podes dar de alta clientes, ver su detalle y administrar su cuenta corriente personal.

Que es la Cuenta Personal

Es una cuenta corriente interna: un sistema de credito que permite al cliente llevarse mercaderia y pagarla despues. Cada movimiento queda registrado y conforma su saldo.

Como funciona el saldo

Movimiento Efecto en el saldo
Venta pagada con Cuenta Personal Aumenta la deuda del cliente
Pago / Abono Reduce la deuda del cliente
Devolucion Genera saldo a favor o reduce deuda
Saldo adeudado: el cliente debe dinero al comercio.
Saldo a favor: el comercio tiene credito disponible del cliente.

Registrar un abono (cobro de deuda)

  1. Entra al cliente y abri su Cuenta
  2. En "Registrar Abono/Cobro" ingresa el monto (el boton "Completo" carga el total adeudado)
  3. Agrega una observacion opcional (ej: "Pago en efectivo")
  4. Guarda: el saldo se actualiza y el movimiento aparece en el historial
El Historial de Transacciones muestra cada venta, pago y devolucion con su fecha, importe y referencia (con enlace directo a la venta o devolucion asociada).

Devoluciones

Restriccion: Solo Gestores y Administradores pueden realizar devoluciones.

Como Realizar una Devolucion

  1. Buscar la venta: desde la Lista de Ventas / Reporte de Ventas, o desde el detalle de la venta
  2. Iniciar devolucion: click en "Devolver venta"
  3. Seleccionar articulos: elegi que articulos devolver y en que cantidad
  4. Configurar: indica si se repone stock y el motivo
  5. Confirmar: se genera la devolucion y se registra financieramente
Tambien podes iniciar la devolucion directamente desde el detalle de una venta, con el boton "Devolver venta".

Calculo del Monto a Devolver

Formula: (Precio Unitario x Cantidad) + Recargos - Descuentos
Importante: Los descuentos NO se devuelven porque ya se aplicaron sobre el precio de venta.

Reposicion de Stock

Opcion Resultado
Reponer Stock El articulo vuelve al inventario
No Reponer El articulo se da de baja (no vuelve al stock, ej: producto fallado)

Tipos de Devolucion

Total

Se devuelven todos los articulos de la venta

Parcial

Se devuelven solo algunos articulos o cantidades

Si la venta se pago con Cuenta Personal, la devolucion impacta en la cuenta corriente del cliente (saldo a favor o reduccion de deuda).

Comprobantes y Facturacion

Donde Verlos

Tipos de Comprobantes

Tipo Descripcion
Comprobante Interno Ticket simple (no fiscal), para ventas sin facturar
Factura C Factura electronica emitida a consumidor final (ARCA)
Presupuesto Cotizacion sin venta ni descuento de stock
Nota de Credito Comprobante asociado a una devolucion
Desde la visualizacion del comprobante podes: ver el PDF, imprimir el ticket o reimprimirlo, y reenviar (si corresponde a una factura electronica).

Facturacion electronica ARCA

Para emitir Factura C el sistema se conecta con ARCA mediante un certificado digital. Estos certificados se cargan en Configuraciones > Datos del Negocio (certificado .CRT y clave privada .KEY).
Si el certificado vence o falta, la facturacion electronica dejara de funcionar. El asistente de datos puede informarte el estado y vencimiento del certificado.

Configuracion

Modulo disponible para Administradores y Gestores. Centraliza los parametros que alimentan al resto del sistema.

Categorias

Clasificacion jerarquica de articulos, con subcategorias.

Tipos de Medida y Medidas

Definen las unidades (Numero, Talle) y sus valores (38, M, L).

Marcas

Catalogo de marcas para los articulos.

Colores

Colores disponibles con su codigo hexadecimal.

Metodos de Pago

Nombre, costo de transaccion %, costo de financiacion % y estado.

Datos del Negocio

Datos fiscales y certificados ARCA para facturacion.

Metodos de pago: costos

Campo Que significa
Costo Transaccion % Recargo porcentual por usar el metodo (ej: comision de tarjeta)
Costo Financiacion % Recargo porcentual adicional por pago en cuotas
Activo Solo los metodos activos aparecen disponibles en el POS

Reportes

El centro de reportes reune metricas y analisis del negocio. La mayoria son para Administradores y Gestores; el reporte de Comprobantes y el Analisis de Datos estan disponibles para todos los roles.

Resumen (Dashboard)

Metricas generales y graficos de ventas y metodos de pago.

Ventas

Historial detallado, con tipo (fiscal/interno) y reimpresion de ticket.

Ganancias

Analisis de ganancias, evolucion y desglose por categoria.

Devoluciones

Historial y detalle de devoluciones realizadas.

Comprobantes

Listado filtrable de todos los comprobantes emitidos.

Analisis de Datos (IA)

Consultas en lenguaje natural sobre los datos del negocio.

Asistentes con IA

El sistema incluye dos asistentes basados en Inteligencia Artificial, accesibles desde Asistente y Soporte.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

Chat de ayuda para resolver dudas sobre como usar el sistema: como cargar un articulo, como hacer una devolucion, que significa la cuenta personal, etc.

Analisis de Datos

Chat que consulta tu base de datos en tiempo real y responde con metricas, tablas y proyecciones reales del negocio.

Como funciona el Analisis de Datos: escribi tu consulta en lenguaje natural y presiona Enter (usa Shift+Enter para una nueva linea). El asistente interpreta la pregunta, consulta los datos y responde al instante.

Que podes preguntarle al Analisis de Datos

Tema Ejemplos de preguntas
Ventas "¿Cuanto vendi este mes?", "Proyecta las ventas del mes", "¿Que dias vendo mas?"
Stock "¿Que productos tengo con poco stock?", "¿Que necesito reponer?", "Stock muerto"
Articulos "Articulos con mayor margen", "Analisis ABC", "Valorizacion del inventario"
Clientes "¿Cuales son mis mejores clientes?", "Clientes inactivos", "Clientes nuevos"
Finanzas "¿Quien me debe dinero?", "Ventas por metodo de pago", "Ticket promedio"
Devoluciones "Tasa de devoluciones", "Productos mas devueltos", "Motivos mas frecuentes"
Negocio "Resumen general", "Estado del certificado ARCA"
Podes escribir tus preguntas de forma libre. El asistente entiende variaciones de lenguaje y mantiene el contexto de la conversacion.

Atajos de Teclado

Generales

F12 Abrir el Punto de Venta (Nueva Venta) desde cualquier pantalla

Dentro del POS (Nueva Venta)

F1 Enfocar el buscador de productos
F2 Agregar una linea de pago y enfocarla
F5 Registrar / cobrar la venta
↑ ↓ Navegar las sugerencias de busqueda
Enter Agregar el producto seleccionado al carrito
Esc Limpiar la busqueda actual

Glosario de Terminos

Termino Definicion
Articulo Producto generico (ej: "Remera Nike")
Variante Version especifica que se vende (ej: "Remera Nike Talle 42 Negro")
POS Punto de Venta: la pantalla de Nueva Venta
ARCA Organismo de recaudacion (ex AFIP) con el que se emiten facturas electronicas
Cuenta Personal Cuenta corriente interna de credito para clientes
Factura C Factura electronica emitida a consumidor final
Nota de Credito Comprobante que documenta una devolucion
Presupuesto Cotizacion de productos sin registrar la venta
Costo de Transaccion % de recargo por usar un medio de pago
Costo de Financiacion % adicional por pago en cuotas
Ajuste Descuento o recargo manual aplicado en el POS
Stock muerto Articulos con stock que no registran ventas hace mucho tiempo